원격 근무에도 5가지 레벨이 있다, 당신의 조직은 어디에 있나?

학습 차원에서 틈틈이 해외 전문가들이 블로그나 미디어 그리고 책에서 쓴 글을 정리하고 있습니다. 이번 포스팅도 그중 하나고요. 거칠고 오역된 부분이 있을 수 있습니다. 제대로 번역되지 않은 부분은 확인주시면 반영토록 하겠습니다. 이번 글은 스티브 갈라베스키가 원격근무의 5가지 단계를 주제로 미디엄에 올린 글을 정리한 것입니다. 해석이 쉽지 않은 일부 문장은 빼고 번역했습니다.

코로나19는 기업들이 원격 근무 프로토콜에 대응하도록 하는 계기가 됐다. 박스, 아마존, 에어비앤비, 페이스북, 구글, 마이크로소프트 모두 자사 직원들이, 어떤 형태로든 집에서 일을 하도록 했다.

부동산, 회계, 지역 정부 같은 보다 전통적인 조직들도 마찬가지다.

가치 있는 일들이 대부분 그런 것처럼 재택근무에도 효율성과 진화 단계별로 여러 수준들이 있다.

새로운 많은 원격 근무자들은, 간단하게 줌이나 슬랙을 내려받고 이메일에 접속하는 것을 합쳐서 원격에서 일을 하는 것으로 보인다.

오토매틱

원격 근무라는 풀에 깊숙하게 뛰어드는 것과 관련해 워드프레스 개발사인 오토매틱보다 잘하는 회사들은 거의 없다. 전 세계 웹사이트 중 35% 가량이 워드프레스 기반으로 돌아간다. 오토매틱은 글을 쓰는 현재 전 세계 75개국에 걸쳐 1170여 명의 직원들이 흩어져 일하고 있다. 직원들이 있는 지역의 언어만 93개에 달한다. 오토매틱 기업 가치는 현재 30억 달러 규모다. 앞서 오토매틱은 우커머스나 블로깅 플랫폼인 텀블러 등도 인수했다.

오토매틱은 사무실이 없다. 직원들은 거의 온라인에서만 협업하고 있다.

오토매틱 설립자 매트 뮬렌웨그는 최근 샘해리스의 퍼플러 메이킹 센스(popular Making Sense) 팟캐스트에 나와 자신이 말하는 분산된 팀(distributed teams)들의 5단계에 대해 소개했다. 그는 원격 보다는 분산이라는 말을 선호한다. 원격은 여전히 중앙화된 작업장이라는 의미를 담고 있어서다.

격려하듯이 뮬렌웨그의 생각은 내가 고객들과 파트너들에게 말해왔던 것들과 공명한다. 도구들은 단지 당신이 그것을 사용하는 만큼만 좋다. 사실 도구의 남용은 실제로 우리 생산성을 떨어뜨릴 수 있다.

아래는 원격 근무의 5가지 단계에 대한 뮬렌웨그의 생각을 받아 적은 것과 나의 해석이다. 맥락에서 벗어난 게 있다면 뮬렌웨그에게 사과한다.

분산화된 팀의 5가지 단계

레벨1: 신중하지 않은 행동

회사가 원격 근무를 지원하기 위해 신중하게 하는 것에 없다. 회사에서 원격 작업을 지원하기 위해 의도적으로 수행한 작업은 없지만 직원들은 하루 종일 집에 있는 경우에도 공을 계속 굴릴 수 있다. 여전히 이야기를 잘 끌어나갈 수 있다.

그들은 스마트폰과 이메일에 접근한다. 몇몇 미팅에선 전화로 의견을 말한다. 그러나 대부분 것들을 사무실에 돌아올 때까지 연기할 것이다. 코로나19 사태 이전 조직들 중 압도적인 다수가 레벨1에 있었다.

레벨2: 오피스 온라인 재창조하기

현재 대부분의 조직들이 있는 단계다. 특히 전통적인 회사들이 그렇다. 직원들은 줌 같은 화상회의 소프트웨어, 슬랙 같은 실시간 메시징 소프트웨어 이메일에 접근한다. 그러나 새로운 매개체를 이용하기 위해 작업을 다시 디자인하는 대신 사무실에서 일하는 것을 온라인으로 재창조한다.

이것은 현재 사무실에 침투해 있는 나쁜 습관들을 확장한다. 지식 근로자들이 실제로 생각하는 능력을 억압한다. 두 사람이면 충분한데 10명이 하는 화상통화를 보라. 두 사람이면 충분한다. 하루에 60개가 넘는 방해들이 있다. 이제 슬랙과 전화통화를 통해 하루 70 회사의  산발적인 체크와 이메일 대응은 오버다. 이것은 모든 직원들에게 일어날 수 있다. 이것들은 파블로프의 개처럼, 데스크톱에 묶여 있게 한다.

뮬렌웨그는 매개체를 둘러싸 작업을 재디자인하는 것의 부족을 1930년대 라디오 드라마에 비유했다. 콘텐츠를 라디오를 매개체에 적응시키는 것은 완전히 고려되지 않았다. 당시에는 이런 인식이 없었다.

이것은 수백만 달러 짜리 디지털 트랜스포메이션 프로젝트와 약간 비슷하다. 많은 프로세스들이 1980년대 디지털화됐다. 그러나 기다려라. 그것들은 여전히 깨져 있고 쓸모없다.

레벨2에서 사람들은 여전히 9시부터 5시까지 근무하는 체제로 온라인에 있을 것으로 보인다. 일부 고용주들은 직원들이 쓰는 장비에 스크린 로깅 소프트웨어도 설치한다. 이것은 그들이 빅브라더 역할을 할 수 있게 한다.  당신에 레벨2에 있다면 갈길은 여전히 멀다.

레벨3: 미디엄에 적응하기

레벨3에서 기업들은 매개체(medium)에 적응하기 시작하고 그것의 이점을 이용하기 시작한다. 뮬렌웨그는 구글독스 같은 공유 문서를 언급한다. 구글독스는 모두가 볼 수 있고 실시간으로 업데이트된다. 따라서 무엇이 논의되고 결정되는지 공감대가 있다. 시간이 낭비될 리스크를 제거한다.

레벨3는 기업들이 직원들을 위해 화상전화나 백그라운드 소음 제거 마이크 같은 보다 나은 장비에 투자하는 단계다. 비대칭 커뮤니케이션을 선호하게 된다. 오토매틱 커뮤니케이션 대부분은 텍스트 기반이다. 그래서 제때 분명히 표현하는 것이 핵심이다.

뮬렌웨그에 따르면 오토매틱 채용 대부분이 텍스트를 통해 이뤄진다. 후보자와의 전화나 화상통화와는 반대다.

미팅과 관련해

  • 절대적으로 필요할 때 미팅을 하라. 같은 성과에 빠른 임시 대화, 전화, 이메일, 텍스트, 인스턴트 메시지로 도달할 수 없을 때 하라.
  • 미팅은 기본으로 15분으로 설정하라. 절대적으로 필요한 경우에만 늘려라. 미팅이 짧을 수록 간단명료할 것이다. 핵심 없는 잡담이나 장황하고 두서없는데 시간이 덜 들어간다.
  • 특정한 의제와 미팅에서 바람직한 성과를 설정하라.
  • 있어야 할 사람만 초대하라.
  • 다음 단계에 동의하라. 책임 있는 사람을 할당하라. 마감일을 정하라. 이것은 부메랑 미팅을 피하는데 중요하다.

미팅을 단순히 정보를 커뮤니케이션하기 위해 사용하지 마라. 이것은 이메일이나 인스턴트 메신저로 하면 된다. 많은 사람들이 사실 이런 모든 미팅들이 이메일을 통했어야 한다는 것을 알아가고 있다.

레벨4: 비대칭 커뮤니케이션

나에게 맞을 때 하면 된다. (I’ll get to it when it suits me) 이것은 비대칭 커뮤니케이션의 본질이다.

현실에서 대부분은 즉각적인 응답을 필요로 하지 않는다. 대부분 경우 원웨이(one-way) 이메일 또는 인스턴트 메시지로 할 수 있다. 수신자는 그들에게 적적할 때 대응한다.

뭔가 정말 긴급하다면, 그때 커뮤니케이션 모드에 그것을 반영하면 된다. 전화를 들고 찾는 사람을 눌러라. 이것은 진짜로 긴급할 때만 그렇게 하라.

지식 근로자들에게 생각할 시간을 주고, 플로우 상태를 만들고 거기에 들어가도록 하는 것의 분명하고도 거대한 혜택과는 별개로 비대칭 커뮤니케이션은 사람들이 보다 나은 결정을 내릴 수 있게 한다.

로버트 그린이 말한 것처럼, 당신이 이 공식에서 감정을 걷어내고 싶다면 당신의 대응 시간을 늘려라. 사람들이 질문과 대응 사이에서 생각할 수 있는 시간을 줘라. 미팅에서 어깨들 두드렸을 때 마음에 있는 것을 불쑥 말하도록 하는 것보다는 낫다. 이것은 시간이 지나면서 조직에 보다 광범위한 혜택을 제공한다.

왔다 갔다 하는 테니스 게임이나 반복적인 노력을 피하기 위해 비대칭 메시지는 다음과 같아야 한다.

  • 충분한 배경 세부 내용, 분명한 행동 아이템과 요구되는 성과를 제공하라.
  • 마감 일정을 제공하라.
  • 수신자가 당신의 요구사항을 맞출 수 있다면 의지할 수 있는 코스를 제공하라.

제대로 비대칭 커뮤니케이션을 실행하는 회사들은 산업 혁명에서 나왔다. 더 이상 생산성을 현재, 아니면 성과와 시간을 융합하지 마라. 그것은 공장 바닥에 있을 것이다.

뮬렌웨그는 전 세계적으로 분산된 팀은, 비대칭적으로 일한다. 바톤을 넘기는 것을 마스터하면 현지 팀 모든 사람이 9시부터 5시까지 사무실에 있는 것에 의지하는 것보다 3배 많은 것을 할 수 있다. 나는 그들이, 보다 많은 것을 얻을 수 있다고 생각한다.

밤 올빼미를 깨워라

이번 대화에서 논의되지 않은 것은 크로노 타입(각자에게 잘 맞는 활동 시간대를 나타내는 일주기성)이다.

과학적으로 우리가 선호하는 수면 패턴은 태어날 때 프로그래밍이 된다. 사람들은, 밤 올빼미이거나 얼리버드일 수 있다. 몇몇 연구들은, 인구의 30~40%가 올빼미라고 말한다. 현재 9시에서 5시까지 근무시간은 거의 인구의 절반에 달하는 창의적이고 지적인 노력을 억압한다.

스티어월트는 업무는 통상 저녁 7시에서 오전 9시까지라고 말했다. 그러나 올빼미는 일찍 일어나야 한다면 소셜 제트래그를 경험할 수 있다. 이것은, 한밤에 비행기를 탄 후 제트래그와 비슷한 것을 느낄 수 있다는 뜻이다. 아침형 인간들은, 소셜 제트 래그를 덜 경험할 가능성이 높다. 이것은 올빼미들 대비 이점을 준다.

연구들은 아침형 인간들 아침에 보다 정신이 맑다. 올빼미들은 밤에 강한 초점과 긴 집중력을 보여준다.

비대칭 회사들은, 올빼미들에게 보다 유연성을 줄 수 있다. 그들이 하루를 늦게 시작하도록 할 수 있다. 오토매틱은 4단계라고 뮬렌웨그는 말한다.

레벨5: 너버나(Nirvana: 열반)

당신의 분산화된 팀이, 어떤 현장 팀이 할 수 있는 것보다 잘할 수 있는 단계다. 뮬렌웨그는 레벨5를 조직 문화, 사람들이 일하는 물리적인 환경과 관련한 디자인에 초점을 맞추는 단계로 보고 있다.

반대

물론 대부분의 결정에 대해서는 찬성과 반대가 있다. 원격 팀들이 마주하는 3가지 반대와 우려가 있다. 거기에 어떻게 대응할지는 다음과 같다.

팀 결속 및 구축

직원들에게 사무실에서 1년에 11개월을 있게 하고 4주 쉬는 대신에, 오토매틱은 스크립트를 뒤집는다. 직원들은 1년에 11개월을 원격 근무하고, 4주까지 여행할 수 있는 시간을 가질 수 있다. 팀 결속 및 이벤트 구축을 위해서다.

삼투와 오피스 커뮤니케이션

모두가 온라인에서 일하기 때문에, 당신은 워터쿨러 대화를 놓칠 수 있다. 다른 사람들이 당신에 도와줄 수 있는 무언가에 대해 말하는 것을 과도하게 듣는 것이다. 이것에 맞서기 위해 오토매틱은 워드프레스 플러그인 p2를 사용한다. 내부 블로그 같은 건데, 믿을 수 없는 양의 대화와 활동들이 연대기적으로 올리고 갭쳐된다.

보안

뮬렌웨그는 엔드포인트 보안도 강조한다. 엔드포인트는 원격으로 연결된 클라이언트 기기들의 컴퓨터 네트워크다. 노트북이나 스마트폰이 BYOD(Bring Your Own Device)로 사용된다.

사무실 벽 안에 있는 것의 대안은 본질적으로 단일 실패 지점이 된다. 방어 깊이를 손상시킨다.

대신 우리는 접근 통제를 과도하게 강조하기 보다 악성 행동들에 대해 보호할 필요가 있다. 소셜 엔지니어링을 사용한 IT 해킹의 70% 이상이 내부에서 나온다.

집에서 일하는 것은 현재로서는 특권이며 많은 사람들에게 권리가 아니다. 사무실에서 밖에서 보다 생산적이 될 수 있도록 보여주자. 당신이 보다 즐거운 곳에서 어디서나 일할 수 있는 권리를 확보하자.

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