늘어나는 온라인 컨퍼런스, 재미도 없고 집중도 안되는 이유

사회적 거리두기로 현장 컨퍼런스를 할 수 없게 되면서 가상 이벤트로 대체하려는 기업들이 늘었다. 그런데 온라인 행사라는게 별 재미가 없는 경우가 많다. 집중력도 떨어진다. 개인적으로도 들으면서 딴거하는 경우도 많다.

이런 가운데 패스트컴퍼니에 온라인 행사에 대한 접근법은 기존 현장 행사와는 다름을 강조하는 글이 올라와 눈길을 끈다.마이크로소프트에서 글로벌 이벤트를 이끄는 부사장인 봅 베잔의 기고다.

그에 따르면 재택 근무 시행으로 마이크로소프트에서도 2021년 6월까지 30명 이상 참석하는 내외부 이벤트는 모두 디지털화한다는 방침이 내려졌다.

이 같은 변화는 어떻게 오디언스(audiences)에 규모가 있게 도달할지에 대한 재검토를 요구하는 것이었다. 이벤트를 통해 오디언스에게 전달한 경험들도 마찬가지였다.

컨퍼런스를 디지털 위주로 진행한다는 결정이 내려진 이후 마이크로소프트는. 4천 명 이상이 참가하는 파트너 서밋을 포함해 이미 15개 이상의 대규모 가상 이벤트를 열었다. 봅 베잔은 이를 통해 느낀 점들을 8가지로 공유해 정리해봤다.

1. 연극 공연보다는 영화 제작을 생각하라

온라인이나 현장 행사 모두 사람들은 배우고 네트워크를 맺고, 발견하기 위해 이벤트를 찾는다. 이것은 바뀌지 않는다. 그러나 이런 것들을 디지털 플랫폼에서 구현하려면 몇 가지 핵심 전략의 변화를 필요로 한다.

변화는 프로덕션(제작:  production)에서 시작한다. 현장 이벤트는 본질적으로 연극 공연이다. 반면 가상 이벤트 영화 제작과 같은 접근을 필요로 한다. 현장 컨퍼런스는 채팅 룸으로 바꿀 수 없다.

가상 이벤트를 제작할 때 나는 에피소드들을 생각하는 것을 좋아한다. 오디언스는 카메라 한대로 무대에 있는 사람에 초점을 맞춘 1시간 길이의 스트림에 마음을 빼앗기지 않는다. 대신에 해당 시간을 세그먼트로 계획하고 앵글을 바꾸기 위해 여러 대 카메라와 프레임을 사용하라. 당신은 주최자가 6피트 떨어져 있다고 해도 대담을 위한 역동적인 경험을 만들 수 있다.

2. 크기와 범위를 분명히 하라. 그리고 기술이 필요하다.

디지털 퍼스트 이벤트를 기획한다면 설정이 어떻게 오디언스를 가장 잘 수용할 수 있는지 고려하는 것이 필요하다. 스케일링(Scaling: 크기조정)은 중요하다. 기술적인 역량 뿐만 아니라, 콘텐츠 측면에서도 그렇다. 한 번에 1만명을 초대하는 것은 합리적이지 않을 것이다. 이벤트를 세부 주제별로 소규모 그룹 세션으로 쪼개는 것이 아닐 것이다. 한 세션에서 대규모 오디언스를 조율하는 것을 생각한다면 편리하게 더 많은 사람들에게 다가 갈 수 있도록 콘텐츠를 재생할 수 있는 기회가 있는가?

이벤트 동안 사람들이 안전하다고 느끼도록 하는 것도 중요하다. 디지털 세계도 달라질 건 없다. 생생한 인터랙션과 현장 이벤트와 연관된 진정성을 확보하려면, 안전한 가상무대로 시작해야 한다. 이것은 주최자의 필요를 맞춰줄 수 있는 기술과 툴을 선택한다는 것을 의미한다.

소규모 팀을 위한 교육을 주최하는지, 모든 직원들을 상대로 방송을 하든지 간에 제공하는 콘텐츠에 대해 그리고 어떻게 결정하는데 왜 도움을 주는지 전략적으로 생각하라.

3.발표자가 형식에 적응해야 한다.

제작 전략을 조정할 필요가 있는 만큼, 발표자는 스타일을 카메라와 무대에 맞춰야 한다. 이것은 연습이 필요하다. 많은 경험 있는 발표자들은 연극 공연식이다.

하지만 이제는 컴퓨터 스크린을 채우기 위해 재교육 받을 필요가 있다. 컴퓨터 스크린에선 배경으로 비춰주는 파워포인트도 없다. 따라서 톤을 내리고 귀를 기울일 필요가 있다. 카메라를 통해 오디언스와 직접 대화에 관여하는 것을 배워야 한다.

4.대화 하라

가상 이벤트에서 참가자들이 발표자와 서로 관여하도록 하는 많은 다양한 방법이 있다. 다시 말하지만, 최고의 결과는 미리 계획하는 것에서 온다.

예를 들어 고객들이 이미 관여하고 있는 발표자 소셜 커뮤니티를 연결하는 것은 대화를 구축할 수 있도록 도울 것이다. 참가자들이 배우고 질문하도록 한다. 참가자들이 미리 서로 관여하고 질문하도록 하는 것은 발표자가 오디언스가 무엇을 우선하는지 파악해 준비할 수 있게 한다.

어떤 경우든 모더레이터 역할은 대화 구축에 중요하다. 채팅방을 모니터링하는 것 이상의 역할이다. 모더레이터는 발표자가 오디언스와 관여 할 수 있도록 한다. 45분 발표하고 15분 질의응답 대신에, 예를 들어 실시간 참여를 고무하라. 모더레이터가 대화를 자극하고 역동적인 경험을 구축할 수 있도록 하라.

5.글로벌 오디언스에 맞춰라

가상 이벤트는 지역 장벽을 허문다. 가상 이벤트를 시간 존들에 걸쳐 확장하라. 참가자들이 어디에 있든 이벤트를 생생하게 경험할 수 있도록 하라. 마이크로소프트 팀즈와 같은 디지털 컨퍼런싱 플랫폼을 활용하면 실시간 캡션 달기 및 번역을 가능케 가능하다. 스피커들이 하는 얘기를 참가자들은 현지 언어 자막으로 볼 수 있다.

행사 이후 세션과 대화를 볼 수 있도록 하라. 마이크로소프트는 이벤트 녹화본을 야머와 스트림을 통해 퍼블리싱한다.

6.오디언스 여정에 신경쓰라

이벤트는 진행중인 고객 관계 여정에서 중요하고, 강력한 체크포인트 역할을 한다.  행사전, 행사중, 행사 후 오디언스와의 관계 방식에 있어 가상 이벤트는 현장 행사와는 다른 방식을 필요로 한다.

예를 들어 가상 매체는 자기주도 학습에 아주 좋다. 참석자들은 행사 시작 전에 숙제를 하도록 고무될 수 있다.

7.성공 지표를 조정하라

디지털 이벤트를 위한 성공 수치를 최적화하는 것이 중요하다. . 체류 시간, 페이지뷰, 다운로드 등 표준 라이브 이벤트 지표와 디지털 KPI를 합쳐라. 고객 피드백도 그렇다. 솔직히 말해 몇 개월 전까지만 해도 나는 대규모 이벤트가 온라인에서 성공한다는데 회의적이었다. 그러나 우리는 적응할 수 밖에 없었다. 우리는 이들 이벤트에 대한 고객들의 욕구가 강하다는 것을 알아가고 있다.

예를 들어 3월 가상 파트너 서밋에서 4000명 이상을 수용하기 위해 우리는 컨퍼런스를 팀즈에서 810개 세션으로 쪼갰다. 소규모 20명짜리 세션부터 모든 참석자들을 커버하는 대형 세션들까지 다양했다. 격식 없는 브레이크아웃도 있었다. 칵테일이나 사회적인 시간 등을 포함하는 캐주얼한 브레이크아웃 시간도 포함됐다. 이들 세션들에서 얻은 통찰은 디지털 공간에서 가능한 것 뿐만 아니라 어떻게 하면 참석자들을 창의적인 새로운 방식으로 관여하게 하는지에 대한 우리 생각의 변화로 이어졌다.

8.성공 마인드를 가져라

미래가 불확실하지만, 대규모 현장 컨퍼런스가 코로나19 이전과 같이 상태로 조만간 돌아올 가능성은 크지 않다. 이벤트 조직자, 프로듀서, 마케팅 전문가들은 그들의 오디언스를 관여하게할 새로운 방법을 찾을 필요가 있을 것이다.

기획부터 제작, 쇼타임에 이르기까지 우리는 현장과 가상 이벤트 간 차이를 이해할 필요가 있다. 고객들의 혜택을 위해 각 플랫폼을 극대화해야 한다. 많은 도전들에 직면해 코로나19가 가져온 상당한 변화는 우리가 왜 오디언스에게 우리와 시간을 보내 달라고 요청하는지에 대한 명확성을 제공할 것이다.

한 사람 수준에서, 사람과 사람 간 실제 연결은 남아 있다. 우리가 마주한 새로운 현실은 어떻게 그리고 왜 사람들과 관여하는지에 대한 재정의할 수 있는 기회다. 이것은 기업들이나 그들의 오디언스에게나 마찬가지로 좋은 일이다.

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